इंटरव्यू के बाद थैंक यू ईमेल: फ्री जनरेटर और टेम्पलेट

इंटरव्यू के बाद थैंक यू ईमेल कब भेजें

आदर्श रूप से 24 घंटे के भीतर, हो सके तो उसी दिन। तब बातचीत इंटरव्यू लेने वाले को याद रहती है और ज्यादातर फैसले अभी हुए नहीं होते। इंटरव्यू शाम को खत्म हुआ हो, तो अगली सुबह भी ठीक है। फॉलो-अप की घड़ी धीमी चलती है:

थैंक यू ईमेल कैसे लिखें

अच्छा थैंक यू ईमेल 100 से 200 शब्दों का होता है और चार हिस्सों में चलता है, यही ढांचा ऊपर का जनरेटर इस्तेमाल करता है:

1. साफ सब्जेक्ट लाइन, जिसमें “धन्यवाद” और रोल हो, ताकि ईमेल बाद में आसानी से मिले।
2. धन्यवाद और बातचीत का एक खास पल: कोई विषय जिस पर बात हुई, या टीम की कोई चुनौती।
3. आप क्यों सही हैं, एक वाक्य में: कोई स्किल या नतीजा, जो उनकी जरूरत का जवाब हो।
4. अगला कदम: बताएं कि आप उनके जवाब का इंतजार करेंगे, और कुछ और चाहिए तो पूछने को कहें।

इंटरव्यू के बाद थैंक यू ईमेल के टेम्पलेट

तीन थैंक यू ईमेल के उदाहरण। ब्रैकेट की जगह अपनी जानकारी भरें, या जनरेटर से भरवा लें।

फोन या वीडियो स्क्रीनिंग के बाद

विषय: कॉल के लिए धन्यवाद — [जॉब टाइटल]

नमस्ते [नाम] जी,

आज [कंपनी] में [जॉब टाइटल] पद के बारे में आपने मुझे समय दिया, इसके लिए आपका बहुत-बहुत धन्यवाद। [बातचीत का विषय] के बारे में हुई हमारी बातचीत मुझे खास तौर पर अच्छी लगी।

इस कॉल के बाद रोल को लेकर मेरा उत्साह और बढ़ गया है। [एक नतीजा, जैसे “मैंने पिछले साल ट्रायल से पेड ग्राहक बनने की दर 18% बढ़ाई”]। इस अनुभव को आपकी टीम के काम में लगाने का मौका मिले, तो मुझे बहुत खुशी होगी।

आपके जवाब का इंतजार रहेगा।

सादर,
[आपका नाम]

आमने-सामने इंटरव्यू के बाद

विषय: मिलने के लिए धन्यवाद — [जॉब टाइटल]

नमस्ते [नाम] जी,

कल [जॉब टाइटल] पद के बारे में मुझसे मिलने के लिए आपका धन्यवाद। टीम से आमने-सामने मिलकर अच्छा लगा, और [विषय] पर हुई बातचीत लौटते समय भी मेरे मन में चलती रही।

[आप क्यों सही हैं, एक वाक्य में।] जरूरत हो तो रेफरेंस या काम के नमूने भेजने के लिए मैं तैयार हूं।

सादर,
[आपका नाम]

पैनल इंटरव्यू के बाद

पैनल के हर सदस्य को अलग नोट भेजें और हर नोट में अलग बात लिखें, क्योंकि पैनल के लोग अक्सर आपस में नोट मिलाते हैं। सबके ईमेल न हों, तो रिक्रूटर से अपना धन्यवाद आगे पहुंचाने को कहें।

विषय: धन्यवाद — [जॉब टाइटल] पैनल इंटरव्यू

नमस्ते [सदस्य का नाम] जी,

आज मेरे इंटरव्यू पैनल में शामिल होने के लिए आपका धन्यवाद। आपके सवाल मुझे अच्छे लगे, खास तौर पर [इस व्यक्ति के उठाए विषय] पर हुई चर्चा। [आप क्यों सही हैं, एक वाक्य में।]

आपके जवाब का इंतजार रहेगा।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

थैंक यू ईमेल की सब्जेक्ट लाइन

सब्जेक्ट लाइन छोटी और साफ रखें। इनमें से कोई भी चलेगी:

• कॉल के लिए धन्यवाद — [जॉब टाइटल]
• मिलने के लिए धन्यवाद — [जॉब टाइटल]
• आपसे [दिन] बात करके अच्छा लगा
• धन्यवाद — [आपका नाम], [जॉब टाइटल] के उम्मीदवार
• धन्यवाद — [जॉब टाइटल] का फाइनल इंटरव्यू
• फॉलो-अप — [जॉब टाइटल] इंटरव्यू

रिक्रूटर के साथ पहले से चल रहे ईमेल थ्रेड में जवाब दे रहे हों, तो थ्रेड का सब्जेक्ट न बदलें, ताकि आपका नोट संदर्भ के साथ रहे।

इंटरव्यू के बाद फॉलो-अप ईमेल

जवाब न आए, तो करीब एक हफ्ता इंतजार करें, या उनकी बताई तारीख के एक-दो कार्यदिवस बाद एक छोटा फॉलो-अप ईमेल भेजें: अपनी दिलचस्पी दोहराएं, टाइमलाइन पूछें और 100 शब्दों के भीतर रखें। भर्ती में कई बार हफ्ते लग जाते हैं, इसलिए HR से इंटरव्यू के समय ही पूछ लें कि जवाब कब तक आएगा।

विषय: फॉलो-अप — [जॉब टाइटल] इंटरव्यू

नमस्ते [नाम] जी,

यह ईमेल [कंपनी] में [जॉब टाइटल] पद के लिए [तारीख] को हुए मेरे इंटरव्यू के बारे में है। इस रोल में मेरी दिलचस्पी अब भी बनी हुई है। क्या भर्ती की टाइमलाइन पर कोई अपडेट है?

आपके समय के लिए धन्यवाद।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

एक हफ्ते बाद दूसरे फॉलो-अप पर भी जवाब न मिले, तो वहीं रुकें और बाकी जगह आवेदन करते रहें। हर इंटरव्यू और फॉलो-अप की तारीख जॉब एप्लीकेशन ट्रैकर में दर्ज करें, ताकि कुछ छूटे नहीं।

रिजेक्शन के बाद का ईमेल

विनम्र जवाब में दो मिनट लगते हैं और दरवाजा खुला रखता है: अगला रोल खुलने पर रिक्रूटर उन उम्मीदवारों को याद रखते हैं जिन्होंने “ना” को अच्छे से लिया।

नमस्ते [नाम] जी,

[जॉब टाइटल] पद के बारे में बताने के लिए धन्यवाद। निराशा तो हुई, पर टीम से मिलने और [कंपनी] के बारे में जानने का मौका मिला, इसका मैं आभारी हूं। आगे के पदों के लिए मुझे विचार में लिया जाए, तो खुशी होगी, और कोई सुझाव हो तो उसका स्वागत है।

शुभकामनाओं सहित,
[आपका नाम]

भारत में चलन, भाषा और WhatsApp

• जरूरी नहीं, पर अच्छा संकेत। भारत में इंटरव्यू के बाद थैंक यू ईमेल अनिवार्य नहीं माना जाता। यह आपको बाकी उम्मीदवारों से अलग दिखा सकता है, पर नतीजे की गारंटी नहीं है।
• ईमेल हिंदी में बनता है। कई कॉरपोरेट कंपनियों और MNC में इंटरव्यू अंग्रेजी में होता है; वहां ईमेल भी अंग्रेजी में भेजना बेहतर रहेगा। अंग्रेजी संस्करण के लिए पेज की भाषा बदलकर English चुनें। छोटी कंपनियों, रिटेल, लॉजिस्टिक्स और हिंदी में हुई बातचीत के लिए हिंदी ईमेल ठीक है।
• WhatsApp और LinkedIn। रिक्रूटर आपसे वहीं बात करता रहा हो, तो वहां छोटा धन्यवाद ठीक है, पर पूरा ईमेल भी भेजें, क्योंकि वह HR के रिकॉर्ड में रहता है।
• कंसल्टेंसी के जरिए इंटरव्यू। रिक्रूटमेंट कंसल्टेंसी ने इंटरव्यू तय कराया हो, तो नोट कंसल्टेंसी के रिक्रूटर को भेजें और अपना धन्यवाद क्लाइंट तक पहुंचाने को कहें।

आम गलतियां

• दिनों तक रुकना। फैसले के बाद पहुंचा नोट किसी काम का नहीं।
• पूरे पैनल को एक जैसा नोट। हर नोट अलग रखें।
• रिज्यूम दोबारा भेजना या हर स्किल फिर गिनाना। फिट के लिए एक वाक्य काफी है।
• नाम या पद गलत लिखना। इंटरव्यू लेने वाले, कंपनी और रोल की स्पेलिंग भेजने से पहले जांच लें।
• सैलरी या फायदों के सवाल। ऑफर का इंतजार करें, फिर सैलरी नेगोशिएशन ईमेल जनरेटर या सैलरी नेगोशिएशन ईमेल टेम्पलेट इस्तेमाल करें।

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