Email formale: esempi e 19 modelli professionali da copiare

Gli esempi di email formale ben scritti hanno sei elementi in comune: un oggetto preciso, un saluto, una frase iniziale che dichiara lo scopo, un corpo breve, un passo successivo chiaro e una formula di chiusura con il tuo nome. Qui sotto trovi 19 modelli pronti, per il lavoro e per la ricerca di lavoro, ognuno con un oggetto che puoi copiare e adattare in pochi minuti.

In sintesi

• Un’email professionale ha sei parti: oggetto, saluto, frase di apertura, corpo, passo successivo e chiusura.
• Tieni l’oggetto sotto i 60 caratteri e inserisci argomento e azione (Indeed Career Guide, consultato a ottobre 2026).
• Dopo un colloquio invia un messaggio di ringraziamento entro 24 ore: il Career Center dell’Università della California a Davis consiglia una breve email a tutte le persone che ti hanno intervistato (consultato a ottobre 2026).
• Ogni esempio che segue resta sotto le 150 parole e usa segnaposto, quindi puoi incollarlo e personalizzarlo senza rischi.
• Non inviare mai un modello così com’è: sostituisci ogni parentesi quadra e ricontrolla due volte il nome del destinatario.

Come è fatta un’email professionale?

Un’email professionale ha sei parti: l’oggetto, un saluto, la frase di apertura, il corpo, la richiesta finale e una formula di chiusura con la firma. Ogni parte ha un compito preciso e saltarne una è il motivo più comune per cui un messaggio viene ignorato o frainteso.

Il Writing Center della Boise State University elenca gli stessi elementi (oggetto, saluto, paragrafi, chiusura e firma) e consiglia di non superare di norma i quattro o cinque periodi per paragrafo e di includere almeno il proprio nome nella firma (Boise State Writing Center, consultato a ottobre 2026). La loro guida all’email professionale è un buon riferimento per l’impaginazione. Sono fonti statunitensi: le formule di saluto e chiusura qui sotto seguono invece le consuetudini della corrispondenza commerciale italiana, con il «Lei» nelle email formali.

Come scrivere un’email formale in 5 passi

Scrivi l’oggetto per ultimo, apri con la richiesta ed elimina ogni frase che non aiuta chi legge ad agire. I cinque passi che seguono valgono per qualsiasi messaggio, da un invito a una riunione fino alle dimissioni.

1. Decidi qual è l’unica cosa che ti serve. Una decisione, un documento, un incontro o semplicemente una conferma. Se hai due richieste, valuta due email.
2. Scrivi la frase di apertura. Dichiara lo scopo nella prima riga («Le scrivo per richiedere…», «Faccio seguito a…»).
3. Aggiungi solo i fatti che servono a chi legge. Date, numeri, allegati e nomi. Sposta il contesto in un link o in un allegato.
4. Chiudi con un passo successivo preciso. «Potrebbe confermarmi entro giovedì?» è meglio di «Mi faccia sapere».
5. Scrivi l’oggetto, poi rileggi. Controlla nomi, date, allegati ed elenco dei destinatari prima di premere invio.

Se il tuo obiettivo è un lavoro, la stessa struttura vale per il messaggio che accompagna il CV. La nostra guida su cosa scrivere nell’email quando invii il CV approfondisce questo caso, e il generatore di lettera di presentazione con IA può preparare la lettera da allegare.

Esempi di email professionali per il lavoro

Questi dieci modelli coprono i messaggi che scrivi più spesso in ufficio. Ognuno indica quando usarlo, un oggetto e un testo sotto le 150 parole. Con i colleghi a cui dai già del tu puoi sostituire «Gentile» con «Ciao» o «Buongiorno» e il «Lei» con il «tu».

1. Richiesta di incontro

Quando usarlo: hai bisogno del tempo di un collega, di un responsabile o di un cliente e vuoi che risponda sì in fretta.

Oggetto: Richiesta di incontro: [argomento], 30 minuti questa settimana

Gentile [Nome],

vorrei fissare un incontro di 30 minuti per parlare di [argomento]. L’obiettivo è [decisione o risultato] e porterò con me [documento o dati].

Quali di questi orari andrebbero bene per Lei?
- [Giorno, ora]
- [Giorno, ora]
- [Giorno, ora]

Se nessuno è adatto, mi indichi pure un orario compatibile con la Sua agenda. Invierò l’invito non appena ci saremo accordati.

La ringrazio e Le porgo cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]

2. Sollecito dopo un messaggio senza risposta

Quando usarlo: hai inviato una richiesta tre o cinque giorni lavorativi fa e non hai ricevuto risposta.

Oggetto: Sollecito: [oggetto originale]

Buongiorno [Nome],

faccio seguito al mio messaggio del [data] riguardo a [argomento]. So che riceve molti messaggi, quindi ecco la versione breve: mi serve [cosa precisa] entro il [data] per [motivo].

Se preferisce, possiamo sentirci cinque minuti al telefono. Altrimenti basterebbe una rapida risposta con [ciò che ti serve].

Grazie per la collaborazione,
[Nome e cognome]

3. Presentazione tra due persone

Quando usarlo: metti in contatto due persone che potrebbero aiutarsi a vicenda. Chiedi prima il permesso a entrambe.

Oggetto: Presentazione: [Persona A] e [Persona B]

Gentili [Persona A] e [Persona B],

vorrei mettervi in contatto.

[Persona A] è [ruolo] presso [azienda] e si occupa di [argomento]. [Persona B] è [ruolo] presso [azienda] e cerca un consiglio su [argomento]. Credo che una conversazione sarebbe utile a entrambi.

Vi lascio proseguire in autonomia. Grazie a tutti e due per la disponibilità.

Cordiali saluti,
[Nome e cognome]

4. Richiesta di informazioni

Quando usarlo: ti servono dati, un file o una procedura che ha qualcun altro.

Oggetto: Richiesta di informazioni su [argomento]: risposta entro il [data]

Gentile [Nome],

sto lavorando a [progetto] e dovrei confermare [dettaglio preciso, per esempio la data di rinnovo del contratto o il budget approvato].

Potrebbe inviarmi [documento o risposta] entro il [data]? Se se ne occupa un’altra persona del Suo team, Le sarei grato/a se potesse indicarmela.

La ringrazio per il tempo che mi dedica.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Telefono]

5. Aggiornamento sullo stato dei lavori

Quando usarlo: un responsabile o un committente vuole un resoconto periodico. Rendilo facile da scorrere.

Oggetto: Aggiornamento su [progetto]: settimana del [data]

Buongiorno [Nome],

ecco l’aggiornamento su [progetto] per questa settimana.

Completato: [voce], [voce]
In corso: [voce], scadenza [data]
Bloccato: [voce], in attesa di [persona o decisione]

La prossima settimana mi dedicherò a [priorità]. L’unica decisione che mi serve da Lei è [decisione] entro il [data].

Resto a disposizione per qualsiasi approfondimento.

Un cordiale saluto,
[Nome e cognome]

6. Scuse

Quando usarlo: hai mancato una scadenza, commesso un errore o creato un problema. Assumiti la responsabilità, rimedia, vai avanti.

Oggetto: Scuse e correzione: [argomento]

Gentile [Nome],

mi scuso per [errore preciso]: la responsabilità è mia e capisco che ha causato [conseguenza].

Ho già [azione per rimediare]. In allegato trova la versione corretta e da ora in poi [misura per evitare che si ripeta].

Se ha bisogno di altro da parte mia, mi avvisi pure. La ringrazio per la pazienza.

Distinti saluti,
[Nome e cognome]

7. Ringraziamento

Quando usarlo: un collega, un mentore o un cliente ti ha aiutato. Sii specifico su ciò che ha fatto.

Oggetto: Grazie per l’aiuto con [argomento]

Ciao [Nome],

grazie per [azione precisa, per esempio aver riletto la proposta con così poco preavviso]. Il tuo suggerimento su [dettaglio] ha reso la versione finale molto più solida e il cliente ha reagito bene.

Apprezzo il tempo che mi hai dedicato. Se posso ricambiare il favore, dimmelo.

Un caro saluto,
[Nome e cognome]

8. Risposta automatica di assenza

Quando usarlo: sarai assente e vuoi far sapere a chi scrive a chi rivolgersi. Impostala come risposta automatica.

Oggetto: Assenza dall’ufficio: rientro il [data]

Buongiorno,

grazie per il Suo messaggio. Sono assente dal [data di inizio] al [data di fine] e potrei leggere la posta solo in modo limitato.

Risponderò al mio rientro, il [data]. Per questioni urgenti può contattare [nome del collega] al numero [telefono del collega o rubrica interna].

Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]

9. Rifiutare una richiesta

Quando usarlo: non puoi accettare un compito, una riunione o un invito. Di’ di no con chiarezza e offri un’alternativa, se puoi.

Oggetto: Re: [oggetto originale]

Gentile [Nome],

La ringrazio di aver pensato a me per [richiesta]. Purtroppo devo declinare perché [motivo breve e sincero, per esempio sono impegnato/a sulla scadenza di [progetto] fino al [data]].

Se può esserLe utile, [collega] potrebbe essere la persona giusta, oppure potrei occuparmene dopo il [data]. La ringrazio per l’invito e Le auguro buon lavoro.

Cordiali saluti,
[Nome e cognome]

10. Promemoria

Quando usarlo: si avvicina una scadenza o un’azione e qualcuno non ha ancora risposto.

Oggetto: Promemoria: [azione] entro il [data]

Buongiorno [Nome],

un breve promemoria: [azione, per esempio il modulo firmato] va consegnato entro il [data]. A oggi non l’abbiamo ricevuto.

Può inviarlo qui: [link o luogo]. Se qualcosa glielo impedisce, me lo dica e La aiuterò.

Grazie,
[Nome e cognome]

Email formali per la ricerca di lavoro: esempi

Le email per la ricerca di lavoro seguono la stessa struttura, ma la posta in gioco è più alta: un oggetto chiaro, un destinatario indicato per nome e un solo passo successivo concreto contano ancora di più. Questi nove modelli coprono le fasi dal primo contatto all’ultimo giorno di lavoro. Per i messaggi sullo stipendio vedi i nostri modelli di email per negoziare lo stipendio; se l’azienda non ha pubblicato annunci, leggi come scrivere un’email di candidatura spontanea.

11. Candidarsi via email

Quando usarlo: l’annuncio chiede di inviare CV e lettera di presentazione per email. Inserisci la lettera nel corpo del messaggio o allegala, come richiesto.

Oggetto: Candidatura: [Ruolo] – [Nome e cognome]

Gentile [Nome del responsabile delle assunzioni],

mi candido per la posizione di [Ruolo] presso [Azienda]. Con [numero] anni di esperienza in [settore], tra cui [risultato concreto, per esempio la riduzione del 30% dei tempi di reportistica], credo di poter contribuire rapidamente a [team o obiettivo].

Allego il mio CV in formato PDF. Sarei lieto/a di approfondire in un colloquio come la mia esperienza risponda alle esigenze del ruolo.

La ringrazio per l’attenzione.

Distinti saluti,
[Nome e cognome]
[Telefono] | [URL LinkedIn]

Se l’annuncio non indica un nome, scrivi «Spettabile [Azienda],» oppure «Gentili signori,». Se non sai a chi rivolgerti, leggi a chi indirizzare la lettera di presentazione. Per la lunghezza, vedi quanto deve essere lunga una lettera di presentazione.

12. Richiesta di aggiornamento dopo la candidatura

Quando usarlo: una o due settimane dopo l’invio, se l’annuncio non indicava tempi.

Oggetto: Candidatura per [Ruolo]: richiesta di aggiornamento

Gentile [Nome del responsabile delle assunzioni],

mi sono candidato/a per la posizione di [Ruolo] il [data] e resto molto interessato/a. L’attenzione del ruolo per [requisito specifico] corrisponde alla mia esperienza in [competenza], dove ho [breve risultato].

Se posso fornire altre informazioni, le invierò volentieri. La ringrazio per il tempo che mi dedica.

Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Telefono]

13. Ringraziamento dopo il colloquio

Quando usarlo: entro 24 ore da qualsiasi colloquio. Cita un argomento preciso emerso nella conversazione.

Oggetto: Grazie per il colloquio – [Ruolo]

Gentile [Nome dell’intervistatore/intervistatrice],

La ringrazio per il tempo che mi ha dedicato oggi riguardo al ruolo di [Ruolo]. Ho apprezzato in particolare la nostra conversazione su [argomento preciso], che ha rafforzato il mio interesse a entrare in [Azienda].

Alla luce della mia esperienza con [competenza o progetto], sono certo/a di poter contribuire a [sfida che ha citato]. Se Le serve altro da parte mia, mi avvisi pure.

Resto in attesa di sapere come proseguirà il processo di selezione.

Cordiali saluti,
[Nome e cognome]

Il Career Center dell’Università della California a Davis consiglia di inviare un breve messaggio di ringraziamento entro 24 ore alle persone che ti hanno intervistato, richiamando ciò che hai appreso sul ruolo (consultato a ottobre 2026). Il nostro generatore di email di ringraziamento dopo il colloquio gratuito prepara una prima bozza partendo dai tuoi dati.

14. Accettare un’offerta di lavoro

Quando usarlo: avete concordato le condizioni e vuoi averle confermate per iscritto.

Oggetto: Accettazione della proposta per [Ruolo]

Gentile [Nome],

La ringrazio per la proposta di entrare in [Azienda] come [Ruolo]. Sono lieto/a di accettare, con inizio il [data] e una retribuzione annua lorda di [importo], come indicato nella Sua proposta del [data].

Mi faccia sapere quali documenti o passaggi di inserimento devo completare prima del primo giorno. Non vedo l’ora di entrare a far parte del team.

Distinti saluti,
[Nome e cognome]

15. Rifiutare un’offerta di lavoro

Quando usarlo: hai deciso di non accettare. Rispondi in fretta, sii breve e lascia la porta aperta.

Oggetto: Re: proposta per [Ruolo]

Gentile [Nome],

La ringrazio per la proposta per il ruolo di [Ruolo] e per il tempo che il Suo team mi ha dedicato. Dopo un’attenta valutazione ho deciso di non accettare, perché [breve motivo, per esempio ho accettato un incarico più vicino ai miei obiettivi a lungo termine].

Ho apprezzato molto [elemento specifico] e spero che le nostre strade possano incrociarsi di nuovo. Auguro a Lei e al team il meglio.

Distinti saluti,
[Nome e cognome]

Altre formulazioni sono nella guida su come rifiutare con garbo un’offerta di lavoro.

16. Dimissioni

Quando usarlo: lasci il tuo lavoro attuale. Comunicalo prima di persona al tuo responsabile, poi invia questa email come conferma.

Oggetto: Dimissioni – [Nome e cognome]

Gentile [Nome del responsabile],

con la presente Le comunico le mie dimissioni dal ruolo di [Ruolo], con ultimo giorno di lavoro il [data, secondo il preavviso previsto dal mio contratto].

La ringrazio per le opportunità avute in [Azienda], in particolare [progetto o insegnamento specifico]. Nel periodo che resta porterò a termine [lavoro in corso] e contribuirò a documentare le mie attività, in modo che il passaggio di consegne sia ordinato.

Mi dica pure come posso agevolare la transizione.

Distinti saluti,
[Nome e cognome]

In Italia la durata del preavviso dipende dal contratto collettivo (CCNL) e dal tuo inquadramento, e le dimissioni hanno una procedura formale a parte: verifica le regole che si applicano al tuo caso. Il generatore di lettera di dimissioni prepara una versione adatta alla tua situazione e come scrivere una lettera di dimissioni con due settimane di preavviso (la prassi statunitense) spiega tempi ed errori da evitare.

17. Networking o richiesta di referenza interna

Quando usarlo: vuoi un consiglio o una segnalazione interna da una persona che conosci poco. Rendi facile dire di sì.

Oggetto: Una domanda su [Azienda] – [Nome e cognome]

Buongiorno [Nome],

ci siamo conosciuti a [evento] / siamo entrambi [legame, per esempio ex studenti della stessa università]. Mi sto candidando per il ruolo di [Ruolo] in [Azienda] e ho visto che lavori in [team].

Avresti 15 minuti per una breve telefonata in cui raccontarmi com’è lavorare nel team? Se pensi che il mio profilo sia adatto, ti sarei grato/a anche per una segnalazione, ma senza alcun obbligo.

Ti allego il mio CV per darti un’idea. Grazie per l’attenzione.

Un saluto,
[Nome e cognome]

18. Chiedere una referenza

Quando usarlo: ti serve una referenza o una raccomandazione su LinkedIn da un ex responsabile o da un docente. Dagli i dettagli per semplificargli il compito.

Oggetto: Richiesta di referenza – [Nome e cognome]

Gentile [Nome],

spero che stia bene. Mi sto candidando per ruoli di [Ruolo] e sarei onorato/a se volesse farmi da referente. Mi ha seguito su [progetto] in [Azienda] e il Suo giudizio sulle mie capacità in [competenza] avrebbe molto peso.

Posso inviarLe il CV, l’annuncio e un breve elenco dei punti da evidenziare, così da rendere tutto più rapido. La scadenza è il [data] e capirò senz’altro se i Suoi impegni non lo permettono.

La ringrazio,
[Nome e cognome]

19. Chiedere un riscontro dopo un rifiuto

Quando usarlo: dopo un colloquio ti hanno risposto di no. Sii breve e riconoscente, e tieni conto che molte aziende non danno un riscontro dettagliato.

Oggetto: Grazie e una breve domanda – [Ruolo]

Gentile [Nome dell’intervistatore/intervistatrice],

La ringrazio per avermi informato/a e per il tempo che mi ha dedicato nel colloquio per il ruolo di [Ruolo]. Mi ha fatto piacere conoscere meglio [Azienda].

Se ne ha la possibilità, apprezzerei uno o due spunti su come potrei rafforzare la mia candidatura. Sarei inoltre lieto/a di essere preso/a in considerazione per future posizioni nel Suo team.

La ringrazio ancora e Le porgo i migliori auguri,
[Nome e cognome]

Quali oggetti funzionano per le email professionali?

Un buon oggetto indica argomento e azione in meno di 60 caratteri, con le parole più importanti all’inizio. La guida alla carriera di Indeed consiglia meno di 60 caratteri e uno scopo dichiarato con chiarezza (consultato a ottobre 2026).

Evita oggetti vaghi («Ciao», «Domanda», «Un favore veloce»), il maiuscolo e «URGENTE» se non lo è davvero.

Formule di saluto e di chiusura per un’email formale

Scegli saluto e chiusura in base al rapporto con chi legge: formali al primo contatto o con persone di grado più alto, neutri con la maggior parte dei colleghi, e niente di colloquiale finché non lo fa l’altra persona. Il Writing Center della Boise State elenca tra le chiusure tipiche Best, Sincerely, Kindly e Regards (consultato a ottobre 2026); in italiano gli equivalenti d’uso sono quelli della tabella.

«Gentile» con il cognome e il titolo (Dott., Dott.ssa, Ing., Avv., Prof.) è il saluto standard in italiano. «Egregio» e «Spettabile» sono più solenni: «Spettabile» si usa per le aziende. Se non conosci titolo o genere della persona, ripeti il modo in cui si firma nelle sue email oppure usa nome e cognome («Gentile Jordan Lee,»).

Quali regole di tono e lunghezza seguire?

Scrivi con un tono calmo e diretto e punta al messaggio più breve che ottiene il risultato. Come regola pratica, da 50 a 150 parole bastano per la maggior parte delle richieste e oltre le 200 conviene rileggere.

• Parti dal punto. Metti la richiesta nelle prime due frasi.
• Usa la forma attiva e parole semplici. «Mi invii il file» è meglio di «Si gradirebbe che il file venisse inviato».
• Un’email, un argomento. Separa le richieste non collegate.
• Adegua la formalità. Rispecchia il saluto e il livello di dettaglio dell’altra persona.
• Presenta le cattive notizie in modo costruttivo. La Boise State consiglia di riconoscere la cattiva notizia indicando però i passi successivi.
• Non scrivere quando sei arrabbiato. Aspetta un’ora prima di inviare qualcosa di emotivo.

L’Online Writing Lab della Purdue University dà le stesse regole di base nella sua guida all’etichetta dell’email: un oggetto significativo, paragrafi brevi e chiari che vanno al punto e un blocco firma con una chiusura come «Best», «Thanks» o «Sincerely» in inglese (consultato a ottobre 2026).

Quali sono gli errori più comuni nelle email professionali?

Gli errori più comuni sono un oggetto vago, la richiesta sepolta nel testo e l’invio senza aver ricontrollato nomi e allegati.

• Nome o azienda sbagliati. Incollare un modello e dimenticare di cambiare una parentesi è la svista classica. Cerca «[» prima di inviare.
• Allegato mancante. Citalo nel testo e allegalo prima di scrivere il resto.
• «Rispondi a tutti» per errore. Controlla l’elenco dei destinatari in ogni conversazione.
• Un indirizzo informale. Usa un indirizzo basato sul nome, nel formato nome.cognome.
• Troppi punti esclamativi o emoji. Un solo punto esclamativo per messaggio è più che sufficiente.
• Nessun passo successivo. Chiudi con una domanda precisa o una data.

Checklist prima dell’invio

• L’oggetto è sotto i 60 caratteri e indica argomento e azione
• Nome e titolo del destinatario sono scritti correttamente
• La prima frase dichiara lo scopo
• Il messaggio è sotto le 150 parole, o c’è un buon motivo per cui è più lungo
• C’è una sola richiesta chiara, con una data
• Tutte le parentesi e i segnaposto sono stati sostituiti
• Gli allegati sono inclusi e hanno un nome chiaro
• I campi A, Cc e Ccn sono corretti
• Formula di chiusura, nome e cognome e telefono sono al loro posto
• L’hai letta ad alta voce una volta

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