Professionelle E-Mail-Beispiele: 19 Vorlagen für Beruf und Bewerbung

Gute professionelle E-Mail-Beispiele haben sechs Bestandteile gemeinsam: eine konkrete Betreffzeile, eine Anrede, einen ersten Satz mit dem Anlass, einen kurzen Hauptteil, einen klaren nächsten Schritt und eine Grußformel mit Namen. Unten finden Sie 19 Vorlagen für den Berufsalltag und die Bewerbung, jeweils mit einer Betreffzeile, die Sie in wenigen Minuten anpassen können.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine professionelle E-Mail besteht aus sechs Teilen: Betreffzeile, Anrede, Anlass, Hauptteil, nächster Schritt und Grußformel.
• Halten Sie die Betreffzeile unter 60 Zeichen und nennen Sie Thema und Handlung (Indeed Career Guide, USA, Stand Oktober 2026).
• Schicken Sie die Dankes-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch innerhalb von 24 Stunden: Das Career Center der UC Davis (USA) rät zu einer kurzen Nachricht an alle, die mit Ihnen gesprochen haben (Stand Oktober 2026).
• Jedes Beispiel unten hat weniger als 150 Wörter und arbeitet mit Platzhaltern, Sie können es also bedenkenlos einfügen und anpassen.
• Senden Sie nie eine Vorlage unverändert: Ersetzen Sie jede eckige Klammer und lesen Sie den Namen der Empfängerin oder des Empfängers zweimal.

Aus welchen Teilen besteht eine professionelle E-Mail?

Eine professionelle E-Mail besteht aus sechs Teilen: Betreffzeile, Anrede, erster Satz, Hauptteil, Handlungsaufforderung und Grußformel mit Signatur. Jeder Teil hat genau eine Aufgabe, und ein fehlender Teil ist der häufigste Grund, warum eine Nachricht übersehen oder missverstanden wird.

Das Writing Center der Boise State University (USA) nennt dieselben Bausteine (Betreff, Anrede, Absätze, Schlussformel und Signatur). Es rät, Absätze meist auf vier bis fünf Sätze zu begrenzen und in der Signatur mindestens den Namen anzugeben (Boise State Writing Center, Stand Oktober 2026). Der Leitfaden zur professionellen E-Mail ist eine gute Referenz für den Aufbau der einzelnen Blöcke.

Wie schreibt man eine professionelle E-Mail in 5 Schritten?

Schreiben Sie die Betreffzeile zuletzt, beginnen Sie mit Ihrer Bitte und streichen Sie jeden Satz, der der Leserin oder dem Leser beim Handeln nicht hilft. Die fünf Schritte unten funktionieren für jede Nachricht, von der Terminanfrage bis zur Kündigung.

1. Entscheiden Sie, was Sie brauchen. Eine Entscheidung, ein Dokument, einen Termin oder nur eine Bestätigung. Haben Sie zwei Anliegen, schreiben Sie lieber zwei E-Mails.
2. Schreiben Sie den ersten Satz. Nennen Sie den Anlass sofort („ich möchte Sie um … bitten“, „ich melde mich noch einmal wegen …“).
3. Ergänzen Sie nur die Fakten, die gebraucht werden. Daten, Zahlen, Anhänge und Namen. Hintergrundinformationen gehören in einen Link oder Anhang.
4. Schließen Sie mit einem konkreten nächsten Schritt. „Könnten Sie das bis Donnerstag bestätigen?“ ist besser als „Geben Sie mir Bescheid.“
5. Schreiben Sie die Betreffzeile und lesen Sie Korrektur. Prüfen Sie vor dem Senden Namen, Daten, Anhänge und Empfängerliste.

Geht es Ihnen um eine Stelle, gilt dieselbe Struktur für die Nachricht, die Ihren Lebenslauf begleitet. Unser Ratgeber dazu, was Sie in die E-Mail schreiben, wenn Sie einen Lebenslauf senden, geht genauer auf diesen Fall ein, und mit der Funktion Anschreiben mit KI erstellen entwerfen Sie das passende Anschreiben.

E-Mail schreiben: Beispiele für den Arbeitsalltag

Diese zehn Vorlagen decken die Nachrichten ab, die Sie im Beruf am häufigsten schreiben. Zu jeder gehören ein Hinweis, wann sie passt, eine Betreffzeile und ein Text unter 150 Wörtern. Die Beispiele verwenden die Sie-Form und die Anrede „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ beziehungsweise „Sehr geehrter Herr [Nachname]“; bei bekannten Ansprechpersonen genügt „Guten Tag Frau [Nachname]“. Duzen Sie nur, wenn Ihr Gegenüber es Ihnen angeboten hat.

1. Terminanfrage

Wann sie passt: Sie brauchen Zeit von einer Kollegin, einem Vorgesetzten oder einem Kunden und möchten schnell eine Zusage.

Betreff: Terminanfrage: [Thema], 30 Minuten diese Woche

Guten Tag Frau [Nachname],

ich würde gern einen Termin von 30 Minuten zu [Thema] mit Ihnen vereinbaren. Ziel ist es, [Entscheidung oder Ergebnis] zu klären; ich bringe [Dokument oder Daten] mit.

Würde Ihnen einer dieser Termine passen?
- [Tag, Uhrzeit]
- [Tag, Uhrzeit]
- [Tag, Uhrzeit]

Passt keiner davon, nennen Sie mir gern einen Zeitpunkt, der in Ihren Kalender passt. Die Einladung sende ich Ihnen, sobald wir uns einig sind.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Position]

2. Nachfassen ohne Antwort

Wann sie passt: Sie haben vor drei bis fünf Werktagen etwas angefragt und noch keine Antwort erhalten.

Betreff: Nachfrage: [ursprünglicher Betreff]

Guten Tag Frau [Nachname],

ich melde mich noch einmal zu meiner Nachricht vom [Datum] zum Thema [Thema]. Ich weiß, dass Ihr Posteingang voll ist, daher die Kurzfassung: Ich benötige [konkrete Sache] bis zum [Datum], um [Grund].

Wenn es Ihnen leichter fällt, besprechen wir das gern in einem kurzen Telefonat von fünf Minuten. Andernfalls genügt mir eine kurze Antwort mit [was Sie brauchen].

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und freundliche Grüße
[Ihr Name]

3. Vorstellung zweier Personen

Wann sie passt: Sie bringen zwei Kontakte zusammen, die einander helfen können. Fragen Sie vorher beide um Erlaubnis.

Betreff: Vorstellung: [Person A] und [Person B]

Guten Tag Frau [Nachname A], guten Tag Herr [Nachname B],

ich möchte Sie einander vorstellen.

[Person A] ist [Position] bei [Unternehmen] und beschäftigt sich mit [Thema]. [Person B] ist [Position] bei [Unternehmen] und sucht Rat zu [Thema]. Ich denke, Sie beide würden von einem Austausch profitieren.

Alles Weitere überlasse ich gern Ihnen. Vielen Dank Ihnen beiden, dass Sie offen für den Kontakt sind.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

4. Bitte um Informationen

Wann sie passt: Sie brauchen Fakten, eine Datei oder eine Regelung von jemandem, der sie hat.

Betreff: Frage zu [Thema]: Antwort bis [Datum] erbeten

Guten Tag Frau [Nachname],

ich arbeite an [Projekt] und muss dafür [konkretes Detail, z. B. das Verlängerungsdatum des Vertrags oder das genehmigte Budget] klären.

Könnten Sie mir [Dokument oder Antwort] bis zum [Datum] zukommen lassen? Falls jemand anderes in Ihrem Team dafür zuständig ist, wäre ich Ihnen für einen kurzen Hinweis dankbar.

Vielen Dank für Ihre Zeit und freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Telefon]

5. Statusbericht

Wann sie passt: Eine Führungskraft oder ein Projektbeteiligter möchte regelmäßig über den Stand informiert werden. Halten Sie ihn übersichtlich.

Betreff: Statusbericht [Projekt]: KW [Nummer]

Guten Tag Frau [Nachname],

hier der Stand zu [Projekt] für diese Woche.

Erledigt: [Punkt], [Punkt]
In Arbeit: [Punkt], fällig am [Datum]
Blockiert: [Punkt], wartet auf [Person oder Entscheidung]

Nächste Woche widme ich mich [Priorität]. Von Ihnen benötige ich eine Entscheidung zu [Thema] bis zum [Datum].

Sagen Sie mir gern Bescheid, wenn Sie zu einem Punkt mehr Details möchten.

Viele Grüße
[Ihr Name]

6. Entschuldigung

Wann sie passt: Sie haben eine Frist verpasst, einen Fehler gemacht oder ein Problem verursacht. Stehen Sie dazu, beheben Sie den Fehler und blicken Sie nach vorn.

Betreff: Entschuldigung und Korrektur: [Thema]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

es tut mir leid, dass [konkreter Fehler] passiert ist. Der Fehler lag bei mir, und mir ist bewusst, dass er [Folge] verursacht hat.

Ich habe bereits [Maßnahme zur Behebung] veranlasst. Die korrigierte Fassung ist angehängt, und ich werde künftig [Schritt, der eine Wiederholung verhindert].

Melden Sie sich bitte, wenn Sie darüber hinaus etwas von mir benötigen. Vielen Dank für Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

7. Dank

Wann sie passt: Eine Kollegin, ein Mentor oder ein Kunde hat Ihnen geholfen. Nennen Sie konkret, was die Person getan hat.

Betreff: Danke für Ihre Unterstützung bei [Thema]

Guten Tag Frau [Nachname],

vielen Dank für [konkrete Handlung, z. B. die kurzfristige Durchsicht des Angebots]. Ihr Vorschlag, [Detail], hat die Endfassung deutlich verbessert, und der Kunde hat sehr positiv reagiert.

Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Sagen Sie mir gern Bescheid, wenn ich mich einmal revanchieren kann.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]

8. Abwesenheitsnotiz

Wann sie passt: Sie sind nicht erreichbar und möchten, dass Absender wissen, an wen sie sich wenden können. Richten Sie sie als automatische Antwort ein.

Betreff: Abwesenheitsnotiz: wieder erreichbar ab [Datum]

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] nicht im Büro und kann E-Mails nur eingeschränkt lesen.

Ich antworte Ihnen nach meiner Rückkehr am [Datum]. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung], [Telefonnummer der Vertretung oder Hinweis auf das interne Telefonverzeichnis].

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Position]

9. Eine Anfrage ablehnen

Wann sie passt: Sie können eine Aufgabe, einen Termin oder eine Einladung nicht übernehmen. Sagen Sie klar nein und bieten Sie, wenn möglich, eine Alternative an.

Betreff: AW: [ursprünglicher Betreff]

Guten Tag Frau [Nachname],

vielen Dank, dass Sie bei [Anfrage] an mich gedacht haben. Ich muss leider absagen, weil [kurzer, ehrlicher Grund, z. B. ich bis zum [Datum] durch die Frist für [Projekt] gebunden bin].

Vielleicht wäre [Name der Kollegin oder des Kollegen] eine gute Wahl, oder ich übernehme die Aufgabe nach dem [Datum]. Ich weiß die Anfrage zu schätzen und wünsche Ihnen viel Erfolg mit dem Projekt.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

10. Erinnerung

Wann sie passt: Eine Frist oder Aufgabe rückt näher und jemand hat noch nicht reagiert.

Betreff: Erinnerung: [Aufgabe] fällig am [Datum]

Guten Tag Frau [Nachname],

zur Erinnerung: [Aufgabe, z. B. das unterschriebene Formular] ist am [Datum] fällig. Bis heute liegt es uns noch nicht vor.

Sie können es hier einreichen: [Link oder Ort]. Falls Sie etwas aufhält, sagen Sie mir Bescheid, ich helfe gern.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Ihr Name]

E-Mail-Beispiele für die Jobsuche

E-Mails in der Jobsuche folgen demselben Aufbau, aber es steht mehr auf dem Spiel: Eine klare Betreffzeile, eine namentlich angesprochene Person und ein konkreter nächster Schritt zählen hier noch mehr. Diese neun Vorlagen begleiten Sie vom ersten Kontakt bis zum letzten Arbeitstag. Für Nachrichten zum Gehalt lesen Sie unsere E-Mail-Vorlagen für die Gehaltsverhandlung.

11. Bewerbung per E-Mail

Wann sie passt: Die Stellenanzeige verlangt, dass Sie Lebenslauf und Anschreiben per E-Mail schicken. Setzen Sie das Anschreiben in den Text oder hängen Sie es an, je nach Vorgabe.

Betreff: Bewerbung als [Jobtitel] – [Ihr Name]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

ich bewerbe mich um die ausgeschriebene Stelle als [Jobtitel] bei [Unternehmen]. Mit [Anzahl] Jahren Erfahrung in [Fachgebiet], darunter [konkretes Ergebnis, z. B. die Verkürzung der Berichtszeit um 30 %], kann ich schnell zu [Team oder Ziel] beitragen.

Meinen Lebenslauf finden Sie als PDF im Anhang. Über ein persönliches Gespräch, in dem ich erläutern kann, wie mein Hintergrund zur Stelle passt, würde ich mich sehr freuen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Telefon] | [LinkedIn-URL]

Wissen Sie nicht, wen Sie ansprechen sollen, lesen Sie an wen Sie das Anschreiben adressieren. Zur Länge finden Sie Hinweise unter wie lang ein Anschreiben sein sollte. Gibt es keine Anzeige, schreiben Sie eine Initiativbewerbung per E-Mail, die sagt, warum Sie gerade dieses Unternehmen anschreiben.

12. Nachfassen nach der Bewerbung

Wann sie passt: Sie haben sich vor ein bis zwei Wochen beworben, und die Anzeige nannte keinen Zeitplan.

Betreff: Nachfrage: Bewerbung als [Jobtitel]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

am [Datum] habe ich mich auf die Stelle als [Jobtitel] beworben und interessiere mich weiterhin sehr dafür. Der Schwerpunkt auf [konkrete Anforderung] passt zu meiner Erfahrung in [Fähigkeit], in der ich [kurzes Ergebnis] erreicht habe.

Falls Sie weitere Unterlagen benötigen, sende ich sie Ihnen gern. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Telefon]

13. Dank nach dem Vorstellungsgespräch

Wann sie passt: Innerhalb von 24 Stunden nach jedem Gespräch. Greifen Sie ein konkretes Thema aus dem Gespräch auf.

Betreff: Danke für das Gespräch – Stelle als [Jobtitel]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für das Gespräch heute über die Stelle als [Jobtitel]. Besonders gefreut hat mich der Austausch zu [konkretes Thema]; er hat mein Interesse an einer Mitarbeit bei [Unternehmen] noch verstärkt.

Mit meiner Erfahrung in [Fähigkeit oder Projekt] kann ich Sie, davon bin ich überzeugt, bei [Herausforderung, die genannt wurde] gut unterstützen. Sagen Sie mir gern Bescheid, falls Sie noch etwas von mir benötigen.

Ich freue mich auf die nächsten Schritte.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Das UC Davis Career Center (USA) rät, innerhalb von 24 Stunden eine kurze Dankes-E-Mail an die Gesprächspartner zu schicken und dabei auf Details einzugehen, die man über die Stelle erfahren hat (Stand Oktober 2026). Unser kostenloser Generator für Dankes-E-Mails nach dem Vorstellungsgespräch schreibt aus Ihren Angaben einen ersten Entwurf.

14. Ein Jobangebot annehmen

Wann sie passt: Sie haben sich über die Konditionen geeinigt und möchten sie schriftlich bestätigen.

Betreff: Zusage für die Stelle als [Jobtitel]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihr Angebot für die Stelle als [Jobtitel] bei [Unternehmen]. Ich nehme es sehr gern an: mit Beginn am [Datum] und einem Bruttojahresgehalt von [Betrag], wie in Ihrem Angebot vom [Datum] festgehalten.

Bitte teilen Sie mir mit, welche Unterlagen ich einreichen oder welche Schritte ich vor meinem ersten Arbeitstag erledigen soll. Ich freue mich darauf, im Team anzufangen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

15. Ein Jobangebot ablehnen

Wann sie passt: Sie haben sich gegen die Stelle entschieden. Antworten Sie zügig, fassen Sie sich kurz und lassen Sie die Tür offen.

Betreff: AW: Angebot als [Jobtitel]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihr Angebot für die Stelle als [Jobtitel] und für die Zeit, die Ihr Team sich für mich genommen hat. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, das Angebot nicht anzunehmen, weil [kurzer Grund, z. B. ich eine Stelle angenommen habe, die meinen langfristigen Zielen näherkommt].

Besonders beeindruckt hat mich [konkrete Sache], und ich hoffe, dass sich unsere Wege wieder kreuzen. Ich wünsche Ihnen und dem Team weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Mehr Formulierungsideen bietet unser Ratgeber, wie Sie ein Jobangebot höflich ablehnen.

16. Kündigung

Wann sie passt: Sie verlassen Ihre aktuelle Stelle. Sagen Sie es Ihrer Führungskraft zuerst persönlich und bestätigen Sie es dann mit dieser Nachricht. Wichtig: In Deutschland ist eine Kündigung per E-Mail unwirksam, denn § 623 BGB verlangt die Schriftform, also ein Schreiben mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift. Die E-Mail begleitet dieses Schreiben, sie ersetzt es nicht.

Betreff: Kündigung – [Ihr Name]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

wie heute in unserem Gespräch besprochen, bestätige ich Ihnen meine Kündigung als [Jobtitel] zum [letzter Arbeitstag gemäß der Kündigungsfrist aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz]. Das unterschriebene Kündigungsschreiben erhalten Sie [heute persönlich / per Einschreiben].

Ich danke Ihnen für die Möglichkeiten, die ich bei [Unternehmen] hatte, besonders für [konkretes Projekt oder konkrete Erfahrung]. In der verbleibenden Zeit schließe ich [offene Arbeiten] ab und dokumentiere meine Aufgaben, damit die Übergabe reibungslos gelingt.

Bitte sagen Sie mir, wie ich den Übergang unterstützen kann.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Der Kündigungsschreiben-Generator erstellt das Schreiben zum Unterschreiben, passend zu Ihrer Situation. Unser englischsprachiger Ratgeber zum Kündigungsschreiben mit zwei Wochen Frist beschreibt die in den USA übliche „two weeks notice“; in Deutschland richtet sich die Frist nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz.

17. Netzwerkanfrage oder Bitte um Empfehlung

Wann sie passt: Sie möchten einen Rat oder eine interne Empfehlung von jemandem, den Sie ein wenig kennen. Machen Sie es leicht, Ja zu sagen.

Betreff: Frage zu [Unternehmen] – [Ihr Name]

Guten Tag Frau [Nachname],

wir sind uns bei [Veranstaltung] begegnet / wir sind beide [Verbindung, z. B. Alumni derselben Hochschule]. Ich bewerbe mich auf die Stelle als [Jobtitel] bei [Unternehmen] und habe gesehen, dass Sie im Bereich [Team] arbeiten.

Hätten Sie Zeit für ein Telefonat von 15 Minuten, in dem Sie mir etwas über das Team erzählen? Wenn Sie den Eindruck haben, dass ich passe, wäre ich außerdem dankbar für eine Empfehlung, aber das ist ganz unverbindlich.

Meinen Lebenslauf habe ich als Hintergrund angehängt. Vielen Dank, dass Sie es sich überlegen.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

18. Um eine Referenz bitten

Wann sie passt: Sie brauchen eine Referenz oder eine LinkedIn-Empfehlung von einer früheren Führungskraft oder einem Professor. Geben Sie ihnen die Details, damit es leichtfällt.

Betreff: Bitte um eine Referenz – [Ihr Name]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich bewerbe mich derzeit auf Stellen als [Jobtitel] und würde mich sehr freuen, wenn Sie als Referenz zur Verfügung stünden. Sie haben mich bei [Projekt] im Unternehmen [Unternehmen] betreut, und Ihre Einschätzung zu meiner Arbeit im Bereich [Fähigkeit] hätte großes Gewicht.

Gern sende ich Ihnen meinen Lebenslauf, die Stellenanzeige und eine kurze Liste mit Stichpunkten, damit es schnell geht. Die Frist ist der [Datum]; ich habe volles Verständnis, falls Ihr Terminkalender es nicht zulässt.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Ihr Name]

19. Nach einer Absage um Feedback bitten

Wann sie passt: Sie haben nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten. Fassen Sie sich kurz und bedanken Sie sich, und rechnen Sie damit, dass viele Arbeitgeber kein ausführliches Feedback geben.

Betreff: Danke und eine kurze Frage – Stelle als [Jobtitel]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und für die Zeit, die Sie für das Gespräch zur Stelle als [Jobtitel] aufgewendet haben. Es hat mir gefallen, [Unternehmen] näher kennenzulernen.

Wenn Sie einen Moment Zeit haben, wäre ich für ein bis zwei Hinweise dankbar, wie ich meine Bewerbung verbessern könnte. Über eine Berücksichtigung bei künftigen Stellen in Ihrem Team würde ich mich ebenfalls freuen.

Nochmals vielen Dank und alles Gute
[Ihr Name]

Welche Betreffzeilen funktionieren bei professionellen E-Mails?

Eine gute Betreffzeile nennt Thema und Handlung in unter 60 Zeichen, die wichtigsten Wörter stehen vorn. Der Karriereratgeber von Indeed (USA) empfiehlt weniger als 60 Zeichen und einen klar genannten Zweck (Stand Oktober 2026).

Vermeiden Sie vage Zeilen („Hallo“, „Frage“, „Kurze Bitte“), GROSSBUCHSTABEN und „DRINGEND“, solange es nicht stimmt.

Welche Anreden und Grußformeln sind in E-Mails üblich?

Passen Sie Anrede und Grußformel an Ihr Verhältnis zur Leserin oder zum Leser an: förmlich beim Erstkontakt oder gegenüber Vorgesetzten, neutral bei den meisten Kolleginnen und Kollegen, und nichts Lockeres, bevor das Gegenüber damit anfängt. Für englischsprachige E-Mails nennt das Writing Center der Boise State University (USA) unter anderem „Best“, „Sincerely“, „Kindly“ und „Regards“ als typische Schlussformeln (Stand Oktober 2026). Im Deutschen sind diese Formeln üblich:

Kennen Sie Titel oder Geschlecht der Person nicht, orientieren Sie sich daran, wie sie selbst unterschreibt, oder verwenden Sie den vollständigen Namen („Guten Tag Kim Schneider,“).

Welche Regeln für Ton und Länge gelten?

Schreiben Sie ruhig und direkt, und wählen Sie die kürzeste Nachricht, die ihren Zweck erfüllt. Als Faustregel decken 50 bis 150 Wörter die meisten Anliegen ab, und alles über 200 Wörtern verdient einen zweiten Blick.

• Beginnen Sie mit dem Wesentlichen. Die Bitte gehört in die ersten beiden Sätze.
• Schreiben Sie aktiv und einfach. „Bitte senden Sie die Datei“ ist besser als „Es wäre schön, wenn die Datei übersandt werden könnte.“
• Eine E-Mail, ein Thema. Trennen Sie Anliegen, die nichts miteinander zu tun haben.
• Passen Sie sich der Förmlichkeit an. Orientieren Sie sich an Anrede und Detailgrad der anderen Person.
• Bleiben Sie bei schlechten Nachrichten positiv. Boise State rät, die schlechte Nachricht anzuerkennen und zugleich auf die nächsten Schritte zu verweisen.
• Schreiben Sie nicht im Zorn. Warten Sie eine Stunde, bevor Sie etwas Emotionales senden.

Das Online Writing Lab der Purdue University (USA) nennt in seiner Anleitung zur E-Mail-Etikette dieselben Grundregeln: eine aussagekräftige Betreffzeile, klare kurze Absätze, die zum Punkt kommen, und einen Signaturblock mit einer Schlussformel wie „best“, „thanks“ oder „sincerely“ (für englische E-Mails; Stand Oktober 2026).

Welche Fehler passieren in professionellen E-Mails am häufigsten?

Am häufigsten sind eine vage Betreffzeile, eine versteckte Bitte und ein Versand ohne Kontrolle von Namen und Anhängen.

• Falscher Name oder falsche Firma. Eine Vorlage einzufügen und eine eckige Klammer zu vergessen, ist der Klassiker. Suchen Sie vor dem Senden nach „[“.
• Fehlender Anhang. Erwähnen Sie ihn im Text und hängen Sie ihn an, bevor Sie den Rest schreiben.
• Versehentlich „Allen antworten“. Prüfen Sie bei jedem Verlauf die Empfängerliste.
• Eine saloppe E-Mail-Adresse. Verwenden Sie eine Adresse mit Ihrem Namen, etwa im Format vorname.nachname.
• Zu viele Ausrufezeichen oder Emojis. Ein Ausrufezeichen pro Nachricht reicht völlig.
• Kein nächster Schritt. Schließen Sie mit einer konkreten Frage oder einem Datum.

Checkliste vor dem Senden

• Die Betreffzeile ist kürzer als 60 Zeichen und nennt Thema und Handlung
• Name und Titel der Empfängerin oder des Empfängers sind richtig geschrieben
• Der erste Satz nennt Ihren Anlass
• Die Nachricht hat weniger als 150 Wörter oder einen guten Grund für mehr
• Es gibt genau eine klare Handlungsaufforderung mit Datum
• Alle eckigen Klammern und Platzhalter sind ersetzt
• Anhänge sind beigefügt und eindeutig benannt
• An, Cc und Bcc sind richtig befüllt
• Grußformel, vollständiger Name und Telefonnummer stehen am Ende
• Sie haben die Nachricht einmal laut gelesen

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