ビジネスメールの例文19選：仕事・転職活動でそのまま使えるテンプレート

ビジネスメールの例文に共通するのは、具体的な件名、宛名、名乗りと用件を伝える書き出し、短い本文、次にしてほしい行動、そして署名という6つの要素です。以下に、仕事と転職活動で使える19のテンプレートを、そのままコピーして書き換えられる件名とあわせて紹介します。

この記事の要点

• ビジネスメールは、件名、宛名、名乗りと用件、本文、依頼、結びと署名の6つで構成します。
• 件名には用件と必要な行動を入れ、短くまとめます。米国Indeedのキャリアガイドの目安は60文字未満（英語の場合。全角ならおよそ30文字）です（2026年10月確認）。
• 面接のお礼は24時間以内に送りましょう。米国のUC Davis Career Centerも、面接官全員への短いメールを勧めています（2026年10月確認）。
• 以下の例文はすべて300字程度までに収め、プレースホルダーで書いてあるので、貼り付けて自分用に書き換えられます。
• テンプレートはそのまま送らないこと。かっこはすべて置き換え、宛名の社名と氏名は2回確認しましょう。

ビジネスメールの構成要素は？

ビジネスメールは、件名、宛名、書き出し、本文、依頼、結びと署名の6つで成り立っています。それぞれ役割が1つずつあり、どれか1つが欠けると、読み飛ばされたり誤解されたりする原因になります。

米国のBoise State Universityのライティングセンターも、同じ要素（件名、宛名、本文、結び、署名）を挙げています。段落は4〜5文以内が目安で、署名には最低限、氏名を入れるよう勧めています（Boise State Universityライティングセンター、2026年10月確認）。ブロックの整え方は、同センターのビジネスメールのガイドが参考になります。日本語のメールでは、宛名を「会社名・部署名・氏名＋様」の順に書き、冒頭に「お世話になっております。」の挨拶と名乗りを入れるのが一般的です。

ビジネスメールを5ステップで書くには？

件名は最後に書き、依頼を先頭に置き、読み手が動くために必要のない文はすべて削ります。以下の5ステップは、打ち合わせの案内から退職の連絡まで、どのメールにも使えます。

1. 求めることを1つに絞る。 判断、資料、打ち合わせ、または単なる確認のどれか。依頼が2つあるなら、2通に分けることも考えましょう。
2. 書き出しを書く。 名乗ったあと、最初の文で用件を述べます（「〜のお願いでご連絡いたしました」「先日お送りした〜の件で、改めてご連絡いたしました」）。
3. 相手に必要な事実だけを足す。 日付、数字、添付ファイル、名前。背景の説明はリンクや添付に回します。
4. 具体的な次の行動で結ぶ。 「木曜日までにご確認いただけますでしょうか」は、「ご連絡お待ちしております」より伝わります。
5. 件名を書いてから、見直す。 送る前に、名前、日付、添付、宛先を確認しましょう。

目的が転職なら、履歴書を添付するメールにも同じ構成が使えます。履歴書をメールで送るときの本文の書き方で、そのケースを詳しく解説しています。あわせてAI志望動機作成を使えば、添える志望動機の下書きもできます。

仕事で使えるビジネスメールの例文

ここでは、仕事で最もよく送る10種類のテンプレートを紹介します。それぞれ、使う場面、件名、短い本文を載せています。

1. 打ち合わせの依頼

使う場面： 同僚、上司、取引先に時間をもらいたく、すぐに返事がほしいとき。

件名： 【ご依頼】[議題]の打ち合わせ（30分程度）

[会社名] [氏名]様

お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

[議題]についてご相談したく、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。[判断したい内容や目的]について、[資料やデータ]をご用意してお話しできればと考えております。

つきましては、以下の日程でご都合のよい時間はございますか。
- [月日（曜日）、時間]
- [月日（曜日）、時間]
- [月日（曜日）、時間]

いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。日程が決まりましたら、こちらから招待をお送りいたします。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

──────────
[氏名]
[部署名・役職]
──────────

2. 返信がないときのフォローアップ

使う場面： 3〜5営業日前に依頼を送り、まだ返事がないとき。

件名： 【再送】[元の件名]

[氏名]様

お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

[月日]にお送りした[議題]の件につきまして、その後いかがでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、要点のみ改めてお伝えいたします。[理由]のため、[月日]までに[具体的な事項]をいただきたく存じます。

お電話で5分ほどご説明することも可能です。もしくは、[必要な内容]だけでもご返信いただければ幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

[氏名]

3. 2人を引き合わせる紹介

使う場面： お互いの役に立ちそうな知人2人をつなぐとき。事前に双方の許可を得ておきましょう。

件名： ご紹介：[Aさん]と[Bさん]

[Aさん]、[Bさん]

お世話になっております。[氏名]です。
お二人を、メールでご紹介させてください。

[Aさん]は[会社名]で[役職]として、[分野]に携わっておられます。[Bさん]は[会社名]で[役職]を務めておられ、[分野]についてご相談できる方を探しておられます。お二人でお話しいただくことで、お互いに得られるものがあると考えました。

以降は、お二人でやり取りいただければ幸いです。ご紹介をご快諾いただき、ありがとうございました。

引き続きよろしくお願いいたします。

[氏名]

4. 情報の問い合わせ

使う場面： 事実、ファイル、社内ルールを、知っている人に確認したいとき。

件名： 【お問い合わせ】[議題]について（[月日]までにご返信のお願い）

[会社名] [氏名]様

お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

現在、[案件名]を進めておりまして、[契約の更新日や承認済みの予算など、確認したい点]を確認させていただきたく存じます。

お手数ですが、[資料または回答]を[月日]までにお送りいただけますでしょうか。ご担当が別の方でしたら、お名前をご教示いただければ幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

[氏名]
[電話番号]

5. 進捗の報告

使う場面： 上司や関係者から定期的な進捗報告を求められているとき。さっと読めるように書きます。

件名： 【進捗報告】[案件名]（[月日]の週）

[氏名]様

お疲れさまです。[氏名]です。
今週の[案件名]の進捗をご報告いたします。

完了：[項目]、[項目]
進行中：[項目]（[月日]期限）
停滞中：[項目]（[人物または判断]待ち）

来週は、[優先事項]に取り組みます。[月日]までにご判断いただきたい点が1つあります。[判断事項]です。

ご不明な点やもう少し詳しくお知りになりたい点がございましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

[氏名]

6. お詫び

使う場面： 締め切りに遅れた、ミスをした、迷惑をかけたとき。認めて、直して、次に進みます。

件名： 【お詫びと訂正】[議題]について

[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

このたびは、[具体的なミス]により、[影響]をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。私の確認不足によるものです。

すでに[対応した内容]を行い、修正した資料を添付いたしました。今後は[再発を防ぐための手順]を徹底いたします。

ほかにご対応が必要な点がございましたら、お申し付けください。ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]

7. お礼

使う場面： 同僚、メンター、取引先に助けてもらったとき。何をしてくれたかを具体的に書きます。

件名： 【御礼】[議題]のご協力について

[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

[急なお願いだった提案書のレビューなど、具体的な行動]をしていただき、誠にありがとうございました。[詳細]とのご指摘のおかげで、最終版が格段によくなり、先方からも好評をいただきました。

お忙しい中、お時間をいただき感謝しております。私にできることがございましたら、いつでもお声がけください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

[氏名]

8. 不在時の自動返信

使う場面： 不在になり、連絡先を伝えたいとき。自動返信として設定します。

件名： 【自動返信】不在のお知らせ（[月日]に出社予定）

お世話になっております。
メールをお送りいただき、ありがとうございます。

[開始日]から[終了日]まで不在にしており、メールを確認できる機会が限られております。[月日]に出社したあと、順次ご返信いたします。

お急ぎの場合は、[同僚の氏名]（[同僚の電話番号、または社内の連絡先]）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

[氏名]
[部署名・役職]

9. 依頼を断る

使う場面： 作業、打ち合わせ、招待を引き受けられないとき。はっきり断り、代案があれば添えます。

件名： Re: [元の件名]

[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

[依頼内容]のお声がけをいただき、ありがとうございます。大変恐縮ですが、[「[月日]まで[案件名]の納期が重なっている」など、簡潔で正直な理由]のため、今回は見送らせていただきたく存じます。

もしよろしければ、[同僚名]さんがお力になれるかもしれません。あるいは、[月日]以降であればお引き受けできます。お誘いいただいたことに感謝しており、プロジェクトがうまくいくことをお祈りしております。

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

[氏名]

10. リマインド

使う場面： 期限や対応が近づいているのに、返事がまだ来ていないとき。

件名： 【リマインド】[対応内容]の期限は[月日]です

[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

[署名済みの書類など、対応内容]の期限が[月日]に迫っておりますので、念のためご連絡いたしました。本日時点で、まだ受け取っておりません。

ご提出は、こちらからお願いいたします。[リンクまたは提出先]
差し支えなければ、止まっている点をお知らせください。こちらでお手伝いいたします。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

[氏名]

転職活動で使えるビジネスメールの例文

転職活動のメールも同じ構成ですが、選考に直結するぶん、一通の重みが違います。わかりやすい件名、宛名に担当者の氏名を入れること、次の行動を1つに絞ることが、いっそう大切です。以下の9つのテンプレートは、最初の連絡から最終出社日まで、各段階をカバーしています。年収に関するメールは、年収交渉メールのテンプレートをご覧ください。

11. メールで応募する

使う場面： 求人票に、履歴書と職務経歴書をメールで送るよう指示があるとき。志望動機は、指示のとおり本文に書くか添付します。

件名： 【[職種]応募】[氏名]

[会社名]
採用ご担当者様

はじめまして。[氏名]と申します。
[求人サイト名]で拝見した[職種]の求人に、応募いたします。

私は[分野]で[年数]年の経験があり、[「報告業務の時間を30%削減した」など、具体的な実績]を上げてまいりました。この経験を、貴社の[チームや目標]に早期に生かせると考えております。

履歴書と職務経歴書を、PDFで添付いたしました。私の経歴がこのポジションにどう合うか、ぜひお話しする機会をいただければ幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

──────────
[氏名]
[電話番号] | [LinkedInのURL]
──────────

宛名がわからないときは、カバーレターの宛名の書き方をお読みください。長さについては、送付状・カバーレターの適切な長さをご覧ください。求人が出ていない企業に募集の予定を尋ねるメールは、問い合わせメールの例文で紹介しています。

12. 応募後のフォローアップ

使う場面： 応募から1〜2週間たち、求人票に選考の時期が書かれていないとき。

件名： 【[職種]応募の件】選考状況のご確認（[氏名]）

[会社名]
採用ご担当者様

お世話になっております。[月日]に[職種]へ応募いたしました、[氏名]です。

現在も、貴社への入社を強く希望しております。求人に記載の[具体的な要件]は、[スキル]での私の経験と重なっており、[短い成果]を上げてまいりました。

追加で必要な資料がございましたら、すぐにお送りいたします。ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]
[電話番号]

13. 面接のお礼

使う場面： 面接後24時間以内。話した内容から、具体的な話題を1つ入れます。

件名： 本日の面接のお礼（[職種]／[氏名]）

[会社名]
[面接官の氏名]様

お世話になっております。本日、[職種]の面接を受けさせていただきました[氏名]です。
お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。

[具体的な話題]のお話を伺い、貴社で働きたいという気持ちがいっそう強くなりました。[スキルやプロジェクト]での経験を生かして、[面接で挙がった課題]に貢献できると考えております。

ほかにご提出が必要な資料がございましたら、お申し付けください。

今後の選考について、ご連絡をお待ちしております。何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]

米国のUC Davis Career Centerは、面接を担当した人それぞれに、24時間以内に短いお礼のメールを送り、その職務について知った具体的な点に触れるよう勧めています（2026年10月確認）。詳しくは同センターの面接後のお礼メールのガイドをご覧ください。無料の面接お礼メール作成ツールなら、あなたの情報から最初の下書きができます。

14. 内定を承諾する

使う場面： 条件に合意し、書面で確認したいとき。

件名： 内定のお礼と入社のご返答（[氏名]）

[会社名]
[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

このたびは、[職種]の内定をいただき、誠にありがとうございます。[月日]付の労働条件通知書にある、入社日[月日]、基本給[金額]の条件で、謹んでお受けいたします。

入社前に必要な書類や手続きがございましたら、ご教示ください。皆さまとご一緒に働けることを、楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]

15. 内定を辞退する

使う場面： 入社しないと決めたとき。早めに返信し、簡潔にして、関係を保ちます。

件名： 内定辞退のご連絡（[氏名]）

[会社名]
[氏名]様

お世話になっております。[氏名]です。

このたびは、[職種]の内定をいただき、また選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。熟慮を重ねた結果、誠に申し訳ございませんが、辞退させていただきたく存じます。理由は、[「長期的な目標により近い職務でお話をいただいた」など、簡潔な理由]です。

[具体的な点]に感銘を受けており、またご縁がありましたら幸いです。貴社とチームの皆さまのますますのご発展をお祈りしております。

まずはメールにて失礼いたしますが、何卒ご容赦ください。

[氏名]

16. 退職の連絡

使う場面： 現職を辞めるとき。まず直属の上司に口頭で伝え、そのあと確認としてこのメールを送ります。

件名： 退職のご連絡（[氏名]）

[上司の氏名]様

お疲れさまです。[部署名]で[職種]を務めております[氏名]です。

先日直接お伝えしたとおり、[退職日。予告期間は雇用契約や就業規則で確認]をもって退職いたしたく、改めてメールにてご連絡いたしました。最終出社日は[月日]を予定しております。

[会社名]では、特に[具体的なプロジェクトや学び]を通じて、多くの経験をさせていただきました。残りの期間は、[進行中の業務]を完了させ、担当業務を文書にまとめて、スムーズに引き継げるよう努めます。

引き継ぎについて、ご指示がございましたらお知らせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]

退職届・退職願の作成ツールで、あなたの状況に合わせた文面を作れます。米国では2週間前に伝えるのが一般的です。日本では、退職を伝える時期を雇用契約や就業規則で確認しましょう。

17. 知人への相談・リファラルの依頼

使う場面： 少し面識のある人に、アドバイスや社内紹介をお願いしたいとき。相手が「はい」と言いやすい頼み方にします。

件名： [会社名]について、少しお話を伺えませんか（[氏名]）

[氏名]様

突然のご連絡失礼いたします。[イベント名]でご挨拶しました／[大学名の同窓など、共通点]の[氏名]です。

現在、[会社名]の[職種]に応募を検討しており、[チーム名]にご在籍と伺いましたので、ご連絡いたしました。

15分ほどのお電話で、チームの雰囲気を教えていただけないでしょうか。私が適任だとお感じでしたら、リファラル（社内紹介）もご検討いただけると幸いですが、どうぞご無理のない範囲でお考えください。

参考までに、履歴書・職務経歴書を添付いたしました。お目通しいただければありがたく存じます。

何卒よろしくお願いいたします。

[氏名]

18. 推薦の依頼

使う場面： 元上司や恩師に、リファレンスやLinkedInの推薦をお願いするとき。依頼しやすいよう、情報を渡します。

件名： リファレンスのお願い（[氏名]）

[氏名]様

ご無沙汰しております。[氏名]です。お元気でお過ごしでしょうか。

現在、[職種]の求人に応募しており、もしお許しいただければ、リファレンスをお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。[会社名]の[案件名]でご指導いただいたことがあり、[氏名]様に私の[スキル]についてお話しいただければ、何より説得力のある推薦になると考えております。

履歴書・職務経歴書、求人票、実績の要点をお送りしますので、お手間はかからないようにいたします。期限は[月日]です。ご都合がつかない場合は、遠慮なくお知らせください。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

[氏名]

19. 不採用のあとにフィードバックを求める

使う場面： 面接のあと不採用になったとき。短く、感謝を込めて書きます。詳細なフィードバックを出さない企業が多いことも、心づもりしておきましょう。

件名： ご連絡のお礼とお願い（[職種]／[氏名]）

[会社名]
[面接官の氏名]様

お世話になっております。[職種]の選考をしていただきました[氏名]です。

このたびはご連絡をいただき、また選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。選考を通じて貴社について深く知ることができ、大変有意義な時間となりました。

もしお差し支えなければ、今後の参考にするため、改善すべき点を1〜2点ほどご教示いただけないでしょうか。また、将来別のポジションがございましたら、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。

重ねてお礼申し上げます。貴社のますますのご発展をお祈りしております。

[氏名]

ビジネスメールの件名は、どう書けばいい？

良い件名は、用件と必要な行動を短く伝え、重要な語を先頭に置きます。米国Indeedのキャリアガイドは、60文字未満で、目的を明確に書くよう勧めています（2026年10月確認）。これは英語の文字数なので、全角の日本語ならおよそ30文字が同じくらいの長さです。日本のビジネスメールでは、【ご依頼】【再送】【御礼】のように、冒頭にすみ付きかっこで用件の種類を示す書き方もよく使われます。

「こんにちは」「質問です」「お願い」のようなあいまいな件名、感嘆符の多用、本当に急ぎでないのに「至急」と付けることは避けましょう。

ビジネスメールの宛名と結びの言葉は？

宛名と結びは、相手との関係に合わせます。初めての相手や目上の人には改まった表現、ふだんの同僚には標準的な表現を使い、相手がくだけてくるまでは砕けた言い方をしません。米国のBoise State Universityのライティングセンターは、英語の結びの言葉として、Best、Sincerely、Kindly、Regardsを挙げています（2026年10月確認）。日本語では、次の表のような定型の言い回しが同じ役割を果たします。

相手の肩書きがわからないときは、相手のメールの署名にならうか、フルネームに「様」を付けます（「[姓][名]様」）。

ビジネスメールのトーンと長さのルールは？

落ち着いて、率直に書き、用件が済む最も短い長さを目指します。目安として、英語圏では50〜150語で多くの依頼をカバーでき、200語を超えるものは見直す価値があるとされます。日本語に置き換えると、およそ200〜500字が一つの目安です。

• 要点を先に。 依頼は最初の2文に入れます。
• 平易な言葉で、回りくどくしない。 「ファイルをお送りください」は、「ファイルをお送りいただければ幸いに存じます」より短く伝わります。
• 1通につき1つの話題。 関係のない依頼は分けます。
• 相手の丁寧さに合わせる。 相手の宛名や詳しさの度合いに合わせましょう。
• 悪い知らせは前向きに。 Boise Stateは、悪い知らせを認めつつ、次の行動を示すよう勧めています。
• 怒りに任せて書かない。 感情的な内容は、送る前に1時間置きましょう。

米国のPurdue Universityのオンライン・ライティング・ラボも、メールのエチケットのガイドで、同じ基本を挙げています。意味のある件名、要点に入る短い段落、そしてbest、thanks、sincerelyのような結びの言葉を添えた署名ブロックです（2026年10月確認）。

ビジネスメールでよくある間違いは？

最も多い間違いは、あいまいな件名、依頼を埋もれさせること、名前と添付の確認なしに送ることです。

• 名前や会社名の間違い。 テンプレートを貼り付けて、かっこを直し忘れるのが定番のミスです。送る前に「[」を検索しましょう。
• 添付漏れ。 本文で添付に触れ、続きを書く前にファイルを添付しておきます。
• 誤って全員に返信する。 どのスレッドでも、宛先を確認します。
• くだけたメールアドレス。 氏名にもとづくアドレスを使います（姓・名の形式）。
• 感嘆符や絵文字が多すぎる。 1通に感嘆符は1つあれば十分です。
• 次の行動がない。 具体的な質問か期日で結びます。

送信前チェックリスト

• 件名が全角30文字程度に収まり、用件と行動が書かれている
• 相手の氏名と会社名、部署名の表記が正しい
• 最初の文で用件を述べている
• 本文がおよそ500字以内、または長くする理由がある
• 期日つきの依頼が1つある
• かっことプレースホルダーをすべて置き換えた
• 添付ファイルを付け、わかりやすい名前にしている
• 宛先（To）、Cc、Bccが正しい
• 結びの言葉、氏名、電話番号を書いている
• 一度、声に出して読んだ

JobsAICopilotでできること：転職活動のメールと応募

メールは転職活動の一部で、もう一つの要素は応募数です。JobsAICopilotはAI自動応募ボットです。履歴書・職務経歴書を一度アップロードし、職種、勤務地、年収のフィルターを設定すると、AIコパイロットが毎日60万以上の企業の採用ページを調べ、応募ごとに内容を最適化して応募します。AI志望動機作成は応募先ごとに志望動機の下書きを作り、確認モードなら、送信前にすべての応募を承認できるので、あなたの名前で送るものを自分で管理できます。

Premiumプランは月33.69米ドルで、1日最大20件の応募ができます。Eliteプランは月44.96米ドルで、1日最大50件の応募に加え、応募ごとにAIで最適化した履歴書が付きます。無料トライアルはありません。詳細は料金をご覧ください。上の例文とあわせて、AI応募管理もご利用いただけます。カバーレター（添え状）の下書きには、カバーレター作成ツール（無料テンプレート）も使えます。

転職活動に役立つ関連ガイド

これらのテンプレートに、より強い応募書類を組み合わせましょう。求人票に合わせて履歴書を最適化する方法、適切なATS向けの履歴書キーワード、面接に進めない理由をお読みください。内定が出たら、内定の年収交渉の方法が次のステップを解説します。このようなガイドをもっと読むには、求人応募のコツをご覧ください。