Szablon do śledzenia aplikacji o pracę za darmo

Co zapisywać w śledzeniu aplikacji o pracę

Dobry szablon do śledzenia aplikacji o pracę jest na tyle krótki, żeby chciało ci się go aktualizować, i na tyle pełny, żeby przygotować cię na następny telefon od rekrutera. Oto kolumny naszego szablonu i powody, dla których każda z nich się przydaje:

• Firma i Stanowisko – para, o którą zapyta rekruter, gdy zadzwoni znienacka.
• Link do ogłoszenia – ogłoszenia znikają, gdy rekrutacja się kończy. Jeśli opis jest ważny, wklej jego kopię do Notatek.
• Data aplikacji – podpowiada, kiedy się przypomnieć, a kiedy przestać czekać.
• Status – Zapisana, Wysłana, Rozmowa, Propozycja lub Odrzucona. Pięć etapów wystarczy, żeby zobaczyć, gdzie proces się zacina.
• Następny krok – najbardziej przydatna kolumna: „Przypomnieć się mailem 15 paź”, „Wysłać portfolio”, „Przygotować zadanie rekrutacyjne”. Jeśli jest pusta, aplikacja czeka na ruch drugiej strony.
• Notatki – kontakt, polecenie, widełki płacowe, forma zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie czy B2B), pytania z rozmowy. Przed drugim etapem rekrutacji to złoto.

Portale pracy a własna lista

Pracuj.pl, OLX Praca, LinkedIn czy Just Join IT zwykle pokazują historię aplikacji wysłanych przez ich własne formularze, ale nie obejmują tych, które wysyłasz mailem albo na stronach kariery firm. Jedna wspólna lista zbiera wszystko w jednym miejscu, więc nie zaskoczy cię telefon od firmy, o której już nie pamiętasz. Łatwiej też zobaczyć, gdzie proces się zacina: wystarczy filtr w kolumnie „Status”.

Jak używać szablonu w Arkuszach Google

Arkusze Google to najwygodniejsze miejsce na arkusz do śledzenia aplikacji o pracę: są darmowe, możesz udostępnić plik mentorowi i masz je w telefonie.

1. Pobierz szablon CSV.
2. Otwórz pusty arkusz w Arkuszach Google i wybierz Plik → Importuj → Prześlij, wskaż plik i zaimportuj go, zastępując bieżący arkusz.
3. Usuń trzy przykładowe wiersze.
4. Zaznacz kolumnę Status i dodaj listę rozwijaną (Wstaw → Lista rozwijana) z wartościami Zapisana, Wysłana, Rozmowa, Propozycja i Odrzucona – każdej przypisz własny kolor.
5. Zablokuj wiersz nagłówka (Widok → Zablokuj → 1 wiersz) i dodaj filtr (Dane → Utwórz filtr), by sortować według daty lub statusu.
6. Gdy układ ci odpowiada, wybierz Plik → Utwórz kopię, żeby mieć czysty szablon na kolejne szukanie pracy.

Śledzenie aplikacji w Excelu

Wolisz Excela? Ten sam plik działa jako szablon do śledzenia aplikacji w Excelu:

1. Zaimportuj CSV przez Dane → Z tekstu/CSV (kolumny rozdzielą się poprawnie, nawet jeśli twój Excel używa średnika) i zapisz plik jako Plik → Zapisz jako → Skoroszyt programu Excel (.xlsx) – pliki CSV nie zachowują kolorów ani list rozwijanych.
2. Kliknij w dane i wybierz Wstawianie → Tabela, żeby mieć filtry i naprzemienne kolory wierszy.
3. Zaznacz kolumnę Status i wybierz Dane → Poprawność danych → Lista ze źródłem Zapisana;Wysłana;Rozmowa;Propozycja;Odrzucona (rozdzielonym przecinkami, jeśli masz Excela po angielsku).
4. Dodaj reguły Formatowanie warunkowe → Reguły wyróżniania komórek → Tekst zawiera, aby propozycje były zielone, a odrzucone aplikacje szare.

Szablon do śledzenia aplikacji w Notion

Notion zamienia szablon w tablicę, na której przeciągasz karty. Użyj opcji Import, wybierz CSV i wskaż plik szablonu. Notion utworzy bazę danych: zmień właściwość Status na typ Status lub Select, Data aplikacji na Date, a Link do ogłoszenia na URL. Potem dodaj widok tablicy grupowany według Statusu, by powstał tracker aplikacji w Notion w stylu kanban. Aby później dopisać kolejne wiersze z arkusza, użyj w menu bazy opcji „Merge with CSV”.

Statusy, które porządkują szukanie pracy

Statusy pomagają tylko wtedy, gdy zawsze znaczą to samo. Proste zasady:

• Zapisana – planujesz aplikować. Wpisz termin w „Następnym kroku” albo usuń ofertę.
• Wysłana – aplikacja poszła. Dodaj datę przypomnienia, zwykle za tydzień lub dwa.
• Rozmowa – każda rozmowa wykraczająca poza automatyczną odpowiedź, od telefonu od rekrutera po ostatni etap.
• Propozycja – propozycja zatrudnienia na piśmie lub ustna. Zapisz liczby, bo przydadzą się do negocjacji.
• Odrzucona – odmowa albo długa cisza po twoim przypomnieniu. Jeśli znasz powód, zapisz go: wzorce bywają pouczające.

Piętnastominutowy przegląd tygodnia

Raz w tygodniu przefiltruj listę po statusie Wysłana i wyślij zaległe przypomnienia. Aplikacje, które ucichły, przenieś do Odrzucona, żeby lista pokazywała prawdę. Potem sprawdź odsetek rozmów, czyli jaka część wysłanych aplikacji doszła do rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli wysyłasz dużo, a rozmów jest mało, przyczyną zwykle bywa dobór ofert albo CV, a nie zbyt mała liczba aplikacji: sprawdź CV w narzędziu do sprawdzania CV pod ATS na tle ogłoszeń, na których zależy ci najbardziej.

Gdy arkusz przestaje wystarczać

Arkusz zawodzi, gdy aplikujesz na wiele ofert tygodniowo: każdy wiersz trzeba wpisać ręcznie, a lista jest tak aktualna, jak twoja ostatnia edycja. Śledzenie aplikacji z AI w JobsAICopilot likwiduje ten krok: oferty znalezione przez szukanie pracy z AI trafiają na tablicę jako Zapisane, a aplikacje wysłane przez automatyczne aplikowanie jako Wysłane, razem z pełnym opisem stanowiska.