Ansökningslogg: gratis mall för jobbansökningar

Vad du ska logga i en ansökningslogg

En bra mall för jobbansökningar är tillräckligt kort för att hållas uppdaterad och tillräckligt komplett för att förbereda dig inför nästa samtal. Det här är kolumnerna i vår mall – och varför var och en förtjänar sin plats:

• Företag och Tjänst: paret du kommer att få frågor om när en rekryterare ringer oväntat.
• Länk till annonsen: annonser försvinner när rekryteringen stängs. Spara en kopia av annonstexten i Anteckningar om den är viktig.
• Ansökningsdatum: visar när det är dags att följa upp och när du kan sluta vänta.
• Status: Sparad, Sökt, Intervju, Erbjudande eller Avslag. Fem steg räcker för att se var det stannar upp.
• Nästa steg: den mest användbara kolumnen – ”Följ upp 15 okt.”, ”Skicka portfolio”, ”Förbered caset”. Är den tom väntar ansökan på någon annan.
• Anteckningar: kontaktpersoner, tips, lönespann, frågorna de ställde. Guld värt inför en andra intervju.

Så använder du mallen i Google Sheets

Google Sheets är det smidigaste stället för ett kalkylark för jobbansökningar: gratis, lätt att dela med en mentor och tillgängligt i mobilen.

1. Ladda ner CSV-mallen.
2. Öppna ett tomt kalkylark i Google Sheets och välj Arkiv → Importera → Ladda upp, välj filen och importera den (ersätt det aktuella arket).
3. Radera de tre exempelraderna.
4. Markera kolumnen Status och lägg till en rullgardinsmeny (Infoga → Rullgardinsmeny eller Data → Datavalidering) med Sparad, Sökt, Intervju, Erbjudande och Avslag, och ge varje val en egen färg.
5. Lås rubrikraden (Visa → Frys → 1 rad) och lägg till ett filter (Data → Skapa ett filter) för att sortera efter datum eller status.
6. När allt ser bra ut, använd Arkiv → Skapa en kopia för att spara en ren mall till nästa gång du söker jobb.

Ansökningslogg i Excel

Föredrar du Excel? Samma fil fungerar som ansökningslogg i Excel:

1. Importera CSV-filen med Data → Från text/CSV (då delas kolumnerna upp rätt, även i svensk Excel som använder semikolon som listavgränsare) och spara den med Arkiv → Spara som → Excel-arbetsbok (.xlsx): CSV-filer kan inte spara färger eller listrutor.
2. Klicka i datan och välj Infoga → Tabell för filter och randiga rader.
3. Markera kolumnen Status och gå till Data → Dataverifiering → Lista med källan Sparad;Sökt;Intervju;Erbjudande;Avslag (med kommatecken om din Excel är på engelska).
4. Lägg till regler under Villkorsstyrd formatering → Text som innehåller så att erbjudanden blir gröna och avslag grå.

Mall för ansökningslogg i Notion

Notion gör om mallen till en tavla där du kan dra korten mellan kolumnerna. Använd Import i Notion, välj CSV och välj mallfilen. Notion skapar en databas: ändra Status till en egenskap av typen Status eller Select, Ansökningsdatum till Date och Länk till annonsen till URL. Lägg sedan till en Board-vy grupperad efter Status för en ansökningslogg i Notion i kanbanstil. Vill du senare lägga till fler rader från ett kalkylark, använd ”Merge with CSV” i databasens meny.

Ansökningsloggen och aktivitetsrapporten till Arbetsförmedlingen

Är du inskriven på Arbetsförmedlingen ska du i många fall lämna en aktivitetsrapport varje månad, där du bland annat redovisar vilka jobb du har sökt. Med en uppdaterad ansökningslogg har du redan underlaget: filtrera fram månaden, så ser du företag, tjänst och datum för varje ansökan. Vad just din rapport ska innehålla och när den ska lämnas framgår av din planering och på arbetsformedlingen.se – loggen ersätter inte rapporten, men gör den snabbare att fylla i.

Statusar som håller jobbsökningen ärlig

Statusar hjälper bara om de betyder samma sak varje gång. Några enkla regler:

• Sparad: du tänker söka. Ge jobbet ett slutdatum i Nästa steg, eller radera raden.
• Sökt: ansökan är skickad. Lägg till ett datum för uppföljning, oftast en till två veckor fram – eller räkna från sista ansökningsdag om annonsen har en.
• Intervju: alla samtal utöver ett automatiskt svar, från en första telefonintervju till sista rundan.
• Erbjudande: ett skriftligt eller muntligt jobberbjudande. Skriv ned siffrorna; du behöver dem för att förhandla.
• Avslag: ett nej, eller tystnad långt efter din uppföljning. Skriv ned varför om du vet; mönster är användbara.

En veckogenomgång på 15 minuter

En gång i veckan: filtrera på Sökt och skicka de uppföljningar som är på tur. Flytta ansökningar som har stått still till Avslag så att flödet visar verkligheten. Titta sedan på din intervjufrekvens – andelen skickade ansökningar som ledde till en intervju. Skickar du många ansökningar men få blir intervjuer, ligger lösningen oftast i vilka jobb du söker eller i ditt cv snarare än i fler ansökningar: kör ditt cv genom ATS cv-granskaren mot de jobb du helst vill ha. Granskaren läser cv och annonser på engelska.

När ett kalkylark inte längre räcker

Kalkylark faller ihop när du söker många jobb i veckan: varje rad kopieras för hand och arket är bara så aktuellt som din senaste uppdatering. Uppföljning av jobbansökningar med AI i JobsAICopilot tar bort det steget – jobb som hittas med jobbsökning med AI dyker upp som Sparad och ansökningar som skickas med automatiska jobbansökningar dyker upp som Sökt, med hela annonstexten bifogad.