Skabelon til ansøgningsoversigt (gratis)

Hvad du skal registrere i en ansøgningsoversigt

En god skabelon til ansøgningsoversigt er kort nok til at blive holdt opdateret og komplet nok til at forberede dig til næste opkald. Det er kolonnerne i vores skabelon – og hvorfor hver enkelt fortjener sin plads:

• Virksomhed og Stilling: parret, du bliver spurgt om, når en rekrutterer ringer uventet.
• Link til jobopslag: opslag forsvinder, når rekrutteringen lukker. Gem en kopi af opslagsteksten i Noter, hvis den er vigtig.
• Ansøgningsdato: viser, hvornår det er tid til at følge op, og hvornår du kan holde op med at vente.
• Status: Gemt, Sendt, Jobsamtale, Tilbud eller Afslag. Fem trin er nok til at se, hvor det går i stå.
• Næste skridt: den mest brugbare kolonne – »Følg op den 15. okt.«, »Send portfolio«, »Forbered casen«. Er den tom, venter ansøgningen på en anden.
• Noter: kontaktpersoner, anbefalinger, lønspænd, de spørgsmål, de stillede. Guld værd før en anden samtale.

Sådan bruger du skabelonen i Google Sheets

Google Sheets er det nemmeste sted for et regneark til jobansøgninger: gratis, nemt at dele med en mentor og tilgængeligt på mobilen.

1. Download CSV-skabelonen.
2. Åbn et tomt regneark i Google Sheets, og vælg Filer → Importér → Upload, vælg filen, og importér den (erstat det aktuelle ark).
3. Slet de tre eksempelrækker.
4. Markér kolonnen Status, og tilføj en rullemenu (Indsæt → Rullemenu eller Data → Datavalidering) med Gemt, Sendt, Jobsamtale, Tilbud og Afslag, og giv hver sin farve.
5. Frys overskriftsrækken (Vis → Frys → 1 række), og tilføj et filter (Data → Opret et filter) for at sortere efter dato eller status.
6. Når det ser rigtigt ud, så brug Filer → Lav en kopi for at gemme en ren skabelon til næste gang, du søger job.

Ansøgningsoversigt i Excel

Foretrækker du Excel? Den samme fil fungerer som ansøgningsoversigt i Excel:

1. Importér CSV-filen med Data → Fra tekst/CSV (så bliver kolonnerne delt rigtigt, også i dansk Excel, som bruger semikolon som listeseparator), og gem den med Filer → Gem som → Excel-projektmappe (.xlsx): CSV-filer kan ikke gemme farver eller rullelister.
2. Klik i dataene, og vælg Indsæt → Tabel for filtre og rækker med skiftende baggrund.
3. Markér kolonnen Status, og vælg Data → Datavalidering → Liste med kilden Gemt;Sendt;Jobsamtale;Tilbud;Afslag (med kommaer, hvis din Excel er på engelsk).
4. Tilføj regler med Hjem → Betinget formatering for celler, der indeholder en bestemt tekst, så tilbud bliver grønne og afslag grå.

Skabelon til ansøgningsoversigt i Notion

Notion gør skabelonen til en tavle, hvor du kan trække kortene mellem kolonnerne. Brug Import i Notion, vælg CSV, og vælg skabelonfilen. Notion opretter en database: ændr Status til en egenskab af typen Status eller Select, Ansøgningsdato til Date og Link til jobopslag til URL. Tilføj derefter en Board-visning grupperet efter Status for en ansøgningsoversigt i Notion i kanban-stil. Vil du senere tilføje flere rækker fra et regneark, så brug »Merge with CSV« i databasens menu.

Ansøgningsoversigten og Jobnets joblog

Er du ledig og modtager dagpenge eller en kommunal ydelse, skal du som regel dokumentere din jobsøgning over for jobcentret og din a-kasse. På Jobnet sker det i den officielle joblog, og nogle a-kasser har deres egen platform. Vores ansøgningsoversigt er ikke en joblog og er ikke koblet til Jobnet: den er din private oversigt i browseren eller i dit regneark, og den erstatter ikke din registrering dér.

Til gengæld kan den være dit arbejdsark. Har du virksomhed, stilling, dato og link ved hånden, går det hurtigere at føre ansøgningerne ind i joblog, og du kan tilføje det, joblog ikke har plads til: noter, kontaktpersoner og næste skridt. Hvor mange job du skal søge, og hvordan du skal dokumentere det, afhænger af din situation – spørg din a-kasse eller dit jobcenter, eller læs mere på jobnet.dk.

Statusser, der holder jobsøgningen ærlig

Statusser hjælper kun, hvis de betyder det samme hver gang. Nogle enkle regler:

• Gemt: du agter at søge. Giv jobbet en frist i Næste skridt, eller slet rækken.
• Sendt: ansøgningen er afsendt. Tilføj en dato for opfølgning, som regel en til to uger fremme – eller regn fra ansøgningsfristen, hvis opslaget har en.
• Jobsamtale: enhver samtale ud over et automatisk svar, fra en første telefonsamtale til sidste runde.
• Tilbud: et skriftligt eller mundtligt jobtilbud. Notér tallene; du får brug for dem til at forhandle.
• Afslag: et nej, eller tavshed længe efter din opfølgning. Notér hvorfor, hvis du ved det; mønstre er nyttige.

En ugentlig gennemgang på 15 minutter

Én gang om ugen: filtrer på Sendt, og send de opfølgninger, der er på tur. Flyt ansøgninger, der er gået i stå, til Afslag, så oversigten viser virkeligheden. Se derefter på din jobsamtalerate – andelen af sendte ansøgninger, der førte til en jobsamtale. Sender du mange ansøgninger, men få bliver til samtaler, ligger løsningen som regel i, hvilke job du søger, eller i dit CV snarere end i flere ansøgninger: send dit CV gennem ATS-tjekket mod de job, du helst vil have; tjekket læser kun CV'er og opslag på engelsk.

Når et regneark ikke længere slår til

Regneark falder fra hinanden, når du søger mange job om ugen: hver række kopieres i hånden, og arket er kun så opdateret som din seneste rettelse. Ansøgningsoversigten med AI i JobsAICopilot fjerner det trin – job, der findes med AI-jobsøgning, dukker op som Gemt, og ansøgninger, der sendes med automatisk jobansøgning, dukker op som Sendt, med hele opslagsteksten vedhæftet.