Gratis sjabloon voor je sollicitatieoverzicht

Wat je bijhoudt in een sollicitatieoverzicht

Een goed sjabloon voor je sollicitatieoverzicht is kort genoeg om bij te houden en compleet genoeg om je op het volgende telefoontje voor te bereiden. Dit zijn de kolommen van ons sjabloon en waarom elke kolom de moeite waard is:

• Bedrijf en Functie: de combinatie waar een recruiter naar vraagt als die onverwacht belt.
• Link naar vacature: vacatures verdwijnen zodra de procedure sluit. Bewaar bij belangrijke vacatures een kopie van de tekst in Notities.
• Sollicitatiedatum: vertelt je wanneer je een follow-up stuurt en wanneer je niet langer hoeft te wachten.
• Status: Bewaard, Verstuurd, Gesprek, Aanbod of Afgewezen. Vijf fases zijn genoeg om te zien waar je procedure vastloopt.
• Volgende stap: de nuttigste kolom: “Follow-up op 15 okt”, “Portfolio sturen”, “Praktijkcase voorbereiden”. Is hij leeg, dan ligt de bal bij een ander.
• Notities: contactpersonen, doorverwijzingen, salarisrange, wat ze je vroegen. Goud waard voor een tweede gesprek.

Heb je een WW-uitkering, dan heb je een sollicitatieplicht en kan UWV vragen wat je hebt gedaan om werk te vinden. Een overzicht met data, functies en bewijs van je sollicitaties maakt dat een stuk makkelijker. Zo kun je je sollicitaties bijhouden zonder iets te vergeten.

Zo gebruik je het sjabloon in Google Sheets

Google Sheets is de handigste plek voor een sollicitatieoverzicht in een spreadsheet: het is gratis, je kunt het delen met een coach of mentor en je hebt het op je telefoon bij de hand.

1. Download het CSV-sjabloon.
2. Open een lege spreadsheet in Google Sheets en kies Bestand → Importeren → Uploaden; selecteer het bestand en importeer het met de optie om het huidige blad te vervangen.
3. Verwijder de drie voorbeeldrijen.
4. Selecteer de kolom Status en voeg een dropdown toe (Invoegen → Dropdown of Gegevens → Gegevensvalidatie) met Bewaard, Verstuurd, Gesprek, Aanbod en Afgewezen, en geef elke optie een eigen kleur.
5. Zet de bovenste rij vast (Weergave → Blokkeren → 1 rij) en voeg een filter toe (Gegevens → Een filter maken) om op datum of status te sorteren.
6. Ben je tevreden, kies dan Bestand → Een kopie maken om een schoon sjabloon te bewaren voor je volgende zoektocht naar werk.

Je sollicitatieoverzicht in Excel

Werk je liever in Excel? Hetzelfde bestand werkt ook als sollicitatieoverzicht in Excel:

1. Importeer de CSV via Gegevens → Van tekst/CSV: zo komen de kolommen goed uit, ook als je Excel met Nederlandse instellingen een puntkomma als scheidingsteken verwacht. Sla het bestand daarna op via Bestand → Opslaan als → Excel-werkmap (.xlsx), want een CSV-bestand bewaart geen kleuren of dropdowns.
2. Klik in de gegevens en kies Invoegen → Tabel voor filters en rijen in afwisselende kleuren.
3. Selecteer de kolom Status en ga naar Gegevens → Gegevensvalidatie → Lijst met als bron Bewaard;Verstuurd;Gesprek;Aanbod;Afgewezen (met komma's als je Excel in het Engels staat).
4. Voeg regels toe via Voorwaardelijke opmaak → Markeringsregels voor cellen → Tekst die het volgende bevat, zodat aanbiedingen groen worden en afwijzingen grijs.

Je sollicitatieoverzicht in Notion

In Notion wordt het sjabloon een bord waarop je kaarten kunt verslepen. Gebruik de functie Importeren van Notion, kies CSV en selecteer het sjabloonbestand. Notion maakt er een database van: verander Status in een eigenschap van het type Status of Selecteren, Sollicitatiedatum in Datum en Link naar vacature in URL. Voeg daarna een bordweergave gegroepeerd op Status toe voor een sollicitatieoverzicht in Notion in kanbanstijl. Wil je later rijen uit een spreadsheet toevoegen, gebruik dan de optie om een CSV samen te voegen in het menu van de database.

Statussen die je zoektocht naar werk overzichtelijk houden

Statussen helpen alleen als ze steeds hetzelfde betekenen. Een paar eenvoudige afspraken:

• Bewaard: je wilt solliciteren. Zet een deadline in Volgende stap of verwijder de rij.
• Verstuurd: sollicitatie verstuurd. Plan een follow-up, meestal na een à twee weken.
• Gesprek: elk contact na een automatische ontvangstbevestiging, van een eerste belrondje met de recruiter tot het laatste gesprek.
• Aanbod: een aanbod op papier of mondeling. Noteer de bedragen: die heb je nodig om te onderhandelen over je salaris.
• Afgewezen: een nee, of een stilte die na je follow-up lang aanhoudt. Weet je waarom, schrijf dat op: patronen zijn leerzaam.

Een wekelijkse check van 15 minuten

Filter één keer per week op Verstuurd en stuur de follow-ups die openstaan. Zet sollicitaties waarop niets meer gebeurt op Afgewezen, zodat je overzicht de werkelijkheid laat zien. Kijk daarna naar je uitnodigingspercentage: het deel van je verstuurde sollicitaties dat tot een gesprek leidde. Verstuur je veel sollicitaties en word je zelden uitgenodigd, dan zit de oplossing meestal in waarop je solliciteert of in je cv, en niet in nog meer versturen: leg je Engelstalige cv met de ATS-cv-check naast de vacatures die je het meest aanspreken.

Als een spreadsheet niet meer volstaat

Een spreadsheet werkt niet meer als je elke week op veel vacatures solliciteert: elke rij kopieer je met de hand, en het overzicht is maar zo actueel als je laatste update. Als je met JobsAICopilot sollicitaties bijhoudt met AI, valt die stap weg: vacatures die je copilot vindt als je vacatures zoekt met AI verschijnen als Bewaard, en sollicitaties die hij verstuurt als je automatisch solliciteert verschijnen als Verstuurd, met de volledige vacaturetekst erbij.